Sürekli gelişen teknoloji sayesinde bankacılık işlemlerimizin birçoğunu telefonlarımızdan, daha genel çerçevede dijital ortamdan yürütüyoruz. Ekstre ve fatura gibi çoğu belgenin dijital ortamda hazırlanıp kolay ulaşabileceğimiz platformlarda olması hayatımızı kolaylaştırıyor. Bu noktada artık işletmeler de müşterilerine elektronik ortamda fatura kesmektedir. Vergi Usul Kanunu ’na uygun hazırlanan faturalar artık elektronik ortamlarda da hazırlanmaktadır. Bu noktada e-faturalar hayatımıza girmiştir. E-arşiv faturalar ise elektronik ortamda düzenlenen faturaların yani e-faturaların ikinci nüshasının yine elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edildiği uygulamadır. Peki bir yanlışlık sonucunda gönderilen e-arşiv fatura iptali mümkün mü? Bazı durumlarda, e-arşiv faturaların iptal edilmesi mümkündür. Bu faturaların iptal işlemleri de yine hazırlandığı elektronik ortamda gerçekleşmektedir.
E-arşiv fatura hangi durumlarda oluşturulur ve hangi durumlarda iptal edilir? 2022 yılının Mart ayında yapılan düzenlemeye göre, vergi mükellefi olan bir müşteriye, toplam fatura 2000 TL’yi geçiyor ise e-arşiv fatura düzenlenmektedir. Ayrıca e-arşiv fatura kullanıcısı olmayan mükelleflerin toplam fatura tutarı 5000 TL’yi geçiyorsa e-arşiv fatura düzenlenmelidir. Ocak 2020 tarihinden itibaren e-fatura mükellefi olan her işletmenin e-arşiv fatura uygulamasına geçmesi zorunlu olmuştur. E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki temel fark GİB portal üzerinden yapılan işlemlerdir. E-fatura işlemlerinde fatura oluşturan taraf, işlemi direkt GİB üzerinden gerçekleştirir. E-arşiv faturada ise oluşturulan faturalar her ay sonunda GİB portala yüklenmektedir. E-arşiv faturanın nasıl hazırlanacağını E-arşiv Fatura Nedir, GİB Portaldan Nasıl Kesilir? adlı içeriğimizde detaylı anlatmıştık. Şimdi iptal sürecinin nasıl gerçekleştiğine birlikte bakalım.
E-arşiv Fatura İptal Talebi Oluşturma
E-arşiv fatura iptali GİB portal üzerinden yapılmaktadır. Faturalar resmiyete işlendikten sonra 7 gün içerisinde iptal işlemi yapılabilmektedir. İptal işlemi gerçekleşebilmesi için alıcı tarafın satıcı tarafa iptal talebinde bulunması gerekir. İptal talebi satıcıya ulaştıktan sonra aynı işlem için tekrar fatura düzenlenerek alıcı tarafa yeni bir fatura iletilmesi gerekir. Şimdi adım adım iptal talebi ve iptal kabul talebi nasıl yapılır bakalım.
E-arşiv fatura kestiğiniz müşterinize faturayı iptal etmek için öncelikle bir talep göndermeniz gerekir.
- İlk olarak GİB portal hesabınıza giriş sağladıktan sonra, soldaki “işlemler” menüsünden “Düzenlenen belgeler” kısmına gelmelisiniz.
- Sonra bu pencereden faturanın ait olduğu tarihi seçerek sorgulama işlemi yapmalısınız.
- Devamında ilgili faturayı seçerek yukarıdaki “iptal talebi oluştur” düğmesine tıklamalısınız.
Böylece karşı tarafa iptal talebiniz iletilecektir.
Şimdi tarafınıza gelen iptal taleplerini onaylama sürecine bakalım.
Fatura İptal Talebinin Kabulü
Eğer müşterisi olduğunuz firma tarafından size kesilen bir e-arşiv faturanın iptali söz konusu ise aşağıdaki adımlarla bu iptali onaylamanız gerekir.
- Yine portal üzerinden işlemler” bölümündeki İptal/itiraz talepleri bölümüne tıklayın.
- Bu bölümden faturanın oluştuğu tarih aralığını yazın ve sorgulayın.
- Sonrasında ilgili faturayı seçin ve yukarıdaki bölmelerden “iptal talebini kabul et” seçeneğini seçin.
- Ardından faturanızın durumu yukarıdaki gibi en sağda “iptal kabul edildi” şeklinde görülecektir.
E-Arşiv Fatura İptal Nedenleri ve Önemli Noktalar
E-arşiv faturaların iptal edilmesi gereken durumlar arasında yanlış bilgi girilmesi, hatalı tutar hesaplanması veya yanlış kişiye fatura kesilmesi gibi durumlar yer alabilmektedir. Özellikle büyük işletmelerde yüksek hacimli işlemler yapıldığı için bu tür hatalar kaçınılmaz olmaktadır. Bu gibi durumlarda faturanın iptali ve yeniden düzenlenmesi hem müşteri memnuniyeti açısından hem de yasal yükümlülükler açısından büyük önem taşımaktadır.
İptal Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Fatura iptal sürecinde dikkat edilmesi gereken en önemli husus, iptal işleminin zamanında ve doğru bir şekilde gerçekleştirilmesidir. Faturanın iptal süresi olan 7 günün geçirilmemesi ve gerekli bilgilerin eksiksiz olarak girilmesi gerekmektedir. Ayrıca, iptal edilen faturanın yerine düzenlenecek olan yeni faturanın da aynı hataları içermemesi önemlidir. Bu süreçte dikkatli ve özenli bir çalışma yapılması, olası sorunların önüne geçilmesi açısından faydalı olacaktır.
Bu adımlar sonucunda e-arşiv fatura iptalini kolayca gerçekleştirmiş olacaksınız. Finansal süreçlerinize dair her şey hakkında bilgilendirmeye devam edeceğiz. Daha fazla içerik için Vomsis’i takipte kalın.
