Teknolojik gelişmelerin artmasıyla hayatımızın her alanında giderek dijitalleşmeye ayak uyduruyoruz. Önceden bir zarfın içinde kapılarımıza bırakılan faturalarımız da artık dijital ortamda hazırlanıyor. Yine dijital ortamlardan mail yoluyla bize ulaşıyor. Böylece günlük dilimize yeni kelimeler de eklenmektedir. E-arşiv fatura tam da bu bahsettiğimiz durum için kullandığımız bir dijitallik örneğidir. Teknik özellikleri ve standartları Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenmiş olan e-arşiv fatura, elektronik fatura uygulaması kapsamı dışında kalan kurum ve kişi arasındaki kağıt fatura işlemlerinin ve bu işlemlerin saklanmasının dijital ortama taşındığı fatura türüdür. Şimdi birlikte hangi durumlarda ve nasıl bu fatura hazırlanır bakalım.
Hangi Durumlarda E-arşiv Fatura Kesilir?
Genel hatlarıyla sıralayacak olursak; Vergi mükellefi olan bir işletme, bir başka mükellef ile yaptığı işlemler sonucu bir fatura düzenler. İşte bu durumlarda e-arşiv fatura kullanmak zorundadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yıllık brüt satış hasılatı tutarını aşan işletmeler yine bu fatura türünü kullanmalıdır. Ayrıca özel tüketim vergisi mükellefi olan işletmeler e-arşiv fatura kullanmak zorundadır. İthalat ve ihracat işlemleri nedeniyle fatura düzenlemesi gereken firmalar da e-arşiv fatura kullanmalıdır. Firmaların bu faturayı keserken dikkat etmeleri gereken rakamsal maddeler ise aşağıdaki gibidir.
- Örneğin Bir firmaya 1 gün içerisinde KDV dahil 5000 TL ve üzeri fatura kesecekseniz. İşte bu durumda e-arşiv fatura olarak hazırlamanız gerekmektedir.
- Vergi mükellefi olmayan kişilere 1 gün içerisinde KDV dahil 30.000 TL ve üzeri fatura kesecekseniz. Yine e-arşiv faturası olarak hazırlamanız gerekmektedir.
- Yıllık cirosu üç milyon TL’yi geçen firmaların 2022 yılında e-arşiv fatura uygulamasına geçmesi zorunlu kılınmıştır.
- Yine 2022 yılı itibariyle e-defter uygulaması kullanan firmaların da e-arşiv kesmesi zorunlu olmuştur.
Fatura Karşı Tarafa Nasıl Gönderilir?
E-Arşiv portalında fatura karşı taraf ile direkt olarak paylaşılmıyor. Yani bir fatura indirmeniz gerekmektedir. İndirdiğiniz faturayı karşı tarafa e-postayla iletebilirsiniz ya da faturanın çıktısını alıp ıslak imzanız ile gönderebilirsiniz.
Güncel Mevzuat Değişiklikleri
26 Ocak 2023 yılında yayınlanan mevzuata göre:
E-arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce, vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere yapılan satışlarda vergiler dahil toplam tutarın 5 Bin TL’yi, vergi mükelleflerine düzenlenenler için 4.400 TL’yi aşması halinde, faturaların kağıt fatura yerine e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekmektedir. Vergi mükellefi olmayan nihai tüketici mahiyetindeki müşteriler tarafından T.C. Kimlik Numarası bilgilerinin paylaşılmak istenmemesi halinde, alıcı hesap numarası alanına “11111111111” girilecektir. Faturaların Gelir İdaresi Başkanlığının e-Belge Portalı üzerinden veya Gelir İdaresi Başkanlığı bilgi sistemleri ile entegrasyonu olan özel entegratör kuruluşların bilgi sistemleri aracılığıyla elektronik ortamda e-Arşiv Fatura olarak düzenleme zorunluluğu getirilmiştir. Vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere düzenlenecek faturalarda vergi dairesi ve vergi kimlik numarası veya T.C. Kimlik Numarası bilgilerine yer verilmesi zorunluluğu bulunmamaktadır. Ayrıca vergi mükellefiyeti bulunmayan nihai tüketici mahiyetindeki müşterilerin satıcıya bildirdiği bilgilerin satıcı tarafından doğruluğunun sağlanması sorumluluğu bulunmadığından satıcının bir yükümlülüğü de bulunmamaktadır.
Portala Giriş Nasıl Yapılır?
E-arşiv portal sayfasından herhangi imza gerekmeden kullanıcı adı ve şifreniz ile giriş yapabilirsiniz.
E-arşiv Portalından Fatura Kesme
Sisteme giriş yaptıktan sonra ekranın sol üst köşesinde yer alan “Modül Seç” bölümünden “e-Arşiv Portal” modülünü seçin.
Sistemi ilk kez kullanan mükelleflerin öncelikle ekranın sol tarafında yer alan işlemler menüsü altında “Kullanıcı İşlemleri“ kutucuğunu seçmesi gerekir. Daha sonra kullanıcı bilgilerine giriş yapması ve firmaya ait eksik bilgileri girmesi gerekmektedir.
Ekranın sol tarafında yer alan işlemler menüsü altında “Belge İşlemleri“ seçeneğini tıklayın. Altında açılan “5000/30.000TL Fatura Oluştur“ seçeneğine tıklayarak açılan ekrandan e-arşiv fatura oluşturabilirsiniz.
- Burada “Fatura Bilgilerini“ ve “Alıcı Bilgilerini“ doldurunuz.
- Daha sonra burada “Satır Ekle“ seçeneğine tıklayarak mal veya hizmete ait açıklama, miktar, birim, fiyat gibi bilgilerini giriniz. Kontrol sağladıktan sonra aşağıda bulunan “Oluştur“ butonuna tıklayın.
Faturanız taslak olarak oluştu!
Ekranın sol tarafında yer alan işlemler menüsü altında “5000/30.000TL Taslaklar“ seçeneğini tıklayın.
*** Oluşturduğunuz taslak faturayı seçin, seçimden sonra faturanızı imzalamadan önce kontrol amaçlı yukarıdaki menüden “Görüntüle“ diyerek kontrol edin.
Oluşturduğunuz taslak faturayı seçin ve yukarıda “GİB İmza“ butonuna tıklayın.
Butona tıkladığınızda iki adımlı bir onay penceresi açılıcaktır. Birinci adımda ekranda cep telefonu bilgileriniz yer alır. “Şifre Gönder” butonuna tıkladığınızda 2. adım açılacaktır.
Son olarak cep telefonunuza gelen şifreyi ilgili alana girerek “Onayla” butonuna tıkladığınızda faturanız imzalanacaktır.
Dikkat! Portalda imza adımını tamamladığınız e-arşiv faturaları, düzenlemeniz ya da iptal etmeniz mümkün değildir.
GİB ve Arşiv faturalar hakkında güncel bilgileri Vomsis Blog‘da yine sizlerle paylaşıyor olacağız.
