Kelime anlamı olarak mutabakat anlaşma demektir. Muhasebe alanında sıkça karşımıza çıkan anlamı ise karşılıklı teyittir. Tutulan muhasebe kayıtlarının karşılıklı teyit edilmesi muhasebe alanında mutabakat yapılması demektir. Bu anlamda olarak daha çok ön muhasebe alanında borç ve tahsilatların eşitlenmesi için kullanılmaktadır. Türk Ticaret Kanunu’nda yer alan maddeye göre her firma belirli dönemlerde mutabakata dair hazırlıklarını yapmak zorundadır. Buna göre belirli dönemler içerisinde her firma alacak ve borç bilgilerini listelemiş olur. Taraflar bu listeleri karşılaştırıp aralarında bir eşitleme sağlamalıdır. Eğer bir uyuşmazlık söz konusu ise bununla ilgili geri bildirimde bulunmaları gerekmektedir. Geri bildirimde bulunulmadığı takdirde tutarları kabul ettiklerini yani “mutabık” olduklarını kabul etmiş olurlar.
Dolayısıyla bir eşitsizlik olduğu noktada itirazlar ilgili belgelerinin teslim alındığı süre itibariyle 1 ay içerisinde bildirilmelidir. Bu geri bildirim, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla ya da güvenli elektronik imza içeren yazıyla yapılmalıdır. Kısacası her iki tarafı korumak amacıyla mutabakat işlemlerinin aşamaları ve kuralları kanun ile belirlenmiştir diyebiliriz. Bu aşamalara istinaden taraflar aralarında bir anlaşma sağlamış olurlar.
Mutabakat Çeşitleri
Cari mutabakat ve BA/BS mutabakatı olmak üzere iki farklı mutabakat çeşidi vardır. Bunun yanında firmaların kendi aralarında yaptıkları farklı uzlaşma sistemleri de bulunmaktadır. Teknolojinin artan etkisiyle birlikte e-mutabakat da son zamanlarda kullanılan mutabakat yöntemleri arasında görülmektedir.
Cari Mutabakat
Cari mutabakatlar firmalar arasında alacak ve borçların eşitlenmesi için kullanılan mutabakat sistemidir. Buradaki amaç firmaların birbirlerine olan alacak/vereceklerinin eşitlenmesidir. Bu işlem, taraf işletmelerin muhasebe defterlerindeki alacak ve borç kayıtlarını karşılaştırmasıyla yapılmaktadır. Karşılaştırma işlemi sonucunda işletmeler tutarlılık konusunda anlaşırlarsa mutabakat işlemi tamamlanmış olur. Yani işletmeler arasında alacak ya da verecek yok demektir. Cari mutabakat işlemi genellikle her yıl sonunda yapılmaktadır. Her muhasebesel işlemin üzerinden bir bir geçildiği için oldukça kapsamlı bir işlemdir.
BA/BS Mutabakatı
Bu mutabakat türünde ürün ve hizmetlerin alımı/satışı üzerinden teyit işlemi yapılmaktadır. Genel hatlarıyla bu işlemler bildirim alışı olarak da bilinmektedir. BA mutabakatı ürün ve hizmetlerin alımı ile ilgiliyken BS mutabakatı ürün ve hizmetlerin satış işlemi ile ilgili yapılmaktadır. İşletmelerin aralarında hazırladıkları faturalar üzerinden işlem sağlanır. Bu mutabakat işlemi sırasında, firmaların bir ay içerisinde belgeledikleri ve aldıkları fatura tutarları 5.000 TL’in üzerinde ise bunu vergi dairesine bildirmeleri gerekir. Ayrıca burada oluşabilecek herhangi bir hatanın düzeltilmesi için belirlenen süre 10 gündür. Bu bildirim işlemi sırasında BA/BS formu ile birlikte;
- Gider pusulası 5.000 TL ve üzeri mal veya hizmet faturaları Kur farkı kaynaklı olan faturalar
- Serbest meslek makbuzları iade faturaları
gibi belgeler de iletilmelidir.
Nasıl yapılır?
Mutabakat işlemlerinin gerçekleşebilmesi için belirlenen dönem sonlarında firmaların cari hesapları baz alınır. İlgili döneme ait hazırlanan belgelerin, karşılıklı teyidi için ıslak imzalı ya da dijital ortamda onaya sahip şekilde karşı tarafa iletilmesi söz konusudur. Belgelerin karşılaştırılmasının ardından eşitlik söz konusu ise mutabakat sağlanmış olur. Belgeler arasında bir tutarsızlık olduğu takdirde ilgili alanların düzeltilmesi ile anlaşma sağlanır. Günümüzde belgelerin iletilmesi konusunda daha çok Excel’de hazırlanan tablolar ile E-mail aracılığı ile haberleşme sağlanmaktadır. Son zamanlarda buna ek olarak geliştirilen farklı yazılımlar da kullanılmaktadır. Muhasebe programları ile entegre bir şekilde çalışan bu yazılımlar ile süreç otomatikleştirilmiştir. Burada söz konusu olan elektronik mutabakatlar hukuki süreçlerde yardımcı delil olarak görülmektedir. Yani ıslak imzalı belgeler kadar ispatlı sayılmaktadır. Ancak sürecin akışında bir soruna yol açmaz. Bu anlamda bir sorun oluşmaması için her işlemin ıslak imzalı sayılmasını sağlayan KEP (kayıtlı elektronik posta) sistemi geliştirilmiştir. Bu sayede e-mutabakat işlemleri de hukuki süreçler açısından güvenilir olmuştur.
Vomsis akıllı banka asistanı sayesinde muhasebesel süreçleriniz için gerekli olan raporlara tek ekranda ulaşırsınız. Banka hesap hareketleri ile hesaplarınızdaki bakiye ve hareket durumunu saniyeler içinde kontrol edebilirsiniz. İşlem arama özelliği ile tüm bankalarınız içerisinde zaman sınırı olmadan arama yapabilirsiniz. Tek bir ekranda hesap bakiyelerinizi toplam ve para birimi cinsinden görüntüleyebilirsiniz. İşlemleriniz için bilgi amaçlı dekont oluşturabilir, indirilebilir, çıktı alabilir veya mail olarak gönderebilirsiniz. Tüm banka hesaplarınızı istediğiniz tarih aralığında tek tip olarak indirip çıktı alabilirsiniz.
Siz de Vomsis ile finansal süreçlerinizi hızlı ve kolay şekilde yürütmenin keyfine varın.
