Proforma fatura, bir mal ya da hizmet satışı gerçekleşmeden önce düzenlenen teklif faturasıdır. Bu belge, bir anlaşma ya da ticari işlemler için kullanılmaktadır ancak normal bir ticari fatura ile karıştırılmamalıdır. Söz konusu satışın ya da hizmetin henüz gerçekleşmediğini gösteren teklif formunda bir belgedir. Yasal olarak bir bağlayıcılığı yoktur. Bu nedenle muhasebe kayıtlarında da bir ödeme talebi olarak kullanılamaz. Her firma proforma faturayı kendi ihtiyaçlarına göre düzenleyebilmektedir. Bu fatura, genellikle ithalat ve ihracat süreçlerinde bir teklif faturası olarak ticari işlemlere katkıda bulunmaktadır. Şimdi proforma fatura nedir sorusunun cevaplarını detaylı inceleyelim.
Proforma Fatura Nedir? Normal Fatura ile Farklar
Bu belgenin ticari fatura ile arasında önemli farklar vardır:
- Kullanım Zamanı: Proforma fatura, ticari işlem gerçekleşmeden önce düzenlenirken, ticari fatura malın veya hizmetin teslimi ile birlikte ya da teslim sonrası kesilmektedir.
- Yasal bağlayıcılık: Yukarıda da bahsettiğimiz gibi en önemli farkları, proforma faturanın herhangi bir mali yükümlülük taşımamasıdır. Dolayısıyla ticari faturanın yasal bir bağlayıcılığı bulunurken proforma faturanın bulunmaz.
- Muhasebe kayıtları: Ticari faturalar muhasebe kayıtlarında kullanılmaktadır. Vergi beyannamelerinde yer alır. Ancak proforma faturalar muhasebe kayıtlarında yer almaz.
- Belge içeriği: Ticari fatura alıcıdan, ilgili hizmet ya da satışın karşılığında ödeme talebinde bulunmaktadır. Dolayısıyla orada bir miktar ve para birimi bulunmaktadır. Proforma fatura ise bir fiyat ve şartlar teklifi niteliğindedir. Bu belgede, gerçekleşecek ticari işlem için alıcıya taahhüt veren bilgiler yer almaktadır.
Proforma Fatura Neden Kullanılır?
Özellikle işletmeler tarafından müşteri adaylarına fiyat teklifi sunmak amacıyla kullanılmaktadır. Ön fatura niteliği taşıyan bu belge, satışın gerçekleşeceği zamanlarda teklif ve planlamaya ihtiyaç duyulduğunda hazırlanmaktadır. Bu nedenle ürün veya hizmetin detaylarını, ödeme şartlarını ve teslimat bilgilerini içermektedir. Müşteri bu belge üzerinden değerlendirme yapar ve siparişin kesinleşmesi üzerine ticari fatura düzenlenir. Proforma faturanın genel bir teklif belgesinden farkı ilgili ürün ya da hizmet hakkında tüm detayların yer almasıdır. Bir teklif belgesinde yalnızca ürün ve fiyat bilgisi yer almaktadır. Ancak proforma fatura nedir bölümünde de bahsettiğimiz gibi bu faturada tüm detaylar bulunmaktadır. Proforma faturanın içeriğini aşağıda daha detaylı ele alacağız.
Uluslararası ticaret işlemlerinde, gümrük işlemleri ve resmi belgeler için sıklıkla bu fatura türü kullanılmaktadır. Genellikle ihracat yapan firmalar alıcıya teklifini proforma fatura ile sunmaktadır. İthalatçı firma ise bu noktada belgeyi, alım işlemi için izin ve peşinat alınması gereken durumlarda kullanmaktadır.
Nasıl Hazırlanır?
Bu fatura, işletmelerin iş süreçlerinde önemli bir yer tutmaktadır. Teklifleri net bir şekilde sunmak ve satış süreçlerini proforma fatura ile yönetmek profesyonel bir yoldur. Dolayısıyla işletmeler açısından müşterilerle güvenilir ve şeffaf bir ilişki kurmak için önem taşımaktadır. Bu nedenle belgenin doğru ve eksiksiz bir şekilde düzenlenmesi ticari işlemlerin sorunsuz ilerlemesi için önemlidir.
İşte proforma fatura düzenlenirken önemli olan bazı temel noktalar:
- Alıcı ve Satıcı Bilgileri: Hem alıcının hem de satıcının isim, unvan, adres ve iletişim bilgileri.
- Fatura Numarası ve Tarih: Fatura numarası ve düzenlenme tarihi proforma fatura üzerinde mutlaka belirtilmelidir.
- Ürün ve Hizmet Detayları: Faturada teklif edilen ürün ya da hizmetlerin;
- miktarları ( ağırlığı, ebatları )
- birim fiyatları
- menşei
- ambalaj özellikleri eksiksiz bir şekilde belirtilmelidir.
- Ödeme ve Teslimat Şartları: Ödeme ve teslimat şartları açık ve anlaşılır şekilde belirtilmelidir.
- Vergi ve sigorta prim tutarları: Bu faturada yer alacak KDV oranı ve diğer vergi detayları, ticari fatura düzenlenirken dikkate alınacağı için doğru bir şekilde belirtilmelidir. Alıcı, teklif edilen fiyatların net ve brüt olup olmadığını anlamalıdır.
- Faturayı düzenleyenin imzası
Proforma fatura hazırlanırken sağ üst köşeye fatura numarası ve tarih yazılmaktadır. Sol üst köşeye ise satıcı bilgileri ve hemen altına alıcı bilgileri yazılmaktadır. Faturanın orta kısmında, ilgili ürün ya da hizmete dair detaylar bulunmaktadır.
Bu yazımızda proforma fatura nedir sorusunu detaylı şekilde cevapladık. Ele aldığımız bu konu gibi işletmeniz için muhasebe süreçlerinizde ihtiyacınız olan tüm cevaplar ve kolaylıklar Vomsis ile tek ekranda. Tüm bu işlemlerin yanında finans yönetiminizi Vomsis ile yaparak finansal yükünüzü hafifletebilirsiniz.
Vomsis açık bankacılık uygulaması sayesinde finansal süreçlerinizi hızlandırın ve zamandan tasarruf edin. Finansal raporlama işlemlerinizde ihtiyacınız olan tüm bilgilere tek ekranda kolayca ulaşabilirsiniz. İşletmenizin tüm banka hesaplarını tek bir yerden hızlıca yönetebilirsiniz. Vomsis ile bütün banka hesap bilgilerinize istediğiniz an ulaşabilirsiniz. Böylece işletmenizin muhasebe işlemlerinde düzenli ve güvenli bir ilerleme sağlayabilirsiniz.
